Prestar contas é demonstrar ao financiador que o recurso foi aplicado no projeto aprovado e que as entregas previstas foram realizadas. Isso envolve relatórios técnicos, demonstrativos financeiros, comprovantes e o tratamento formal de qualquer alteração. Na subvenção econômica, o Decreto nº 9.283/2018 prevê prestação de contas simplificada e com foco nos resultados, mas a empresa continua responsável por controlar e evidenciar cada despesa.
O que compõe a prestação de contas
- Relatório técnico: atividades realizadas, metas atingidas, resultados, desvios em relação ao plano e suas justificativas.
- Prestação financeira: despesas organizadas por rubrica do orçamento aprovado. Na Finep, recursos do financiador e da contrapartida são informados em formulários separados.
- Comprovantes e evidências: documentos fiscais, contratos, folhas de pagamento, registros de horas e evidências técnicas das entregas.
- Demonstrativos parciais: em muitos instrumentos, a liberação das parcelas seguintes depende da comprovação das despesas já realizadas. Na Finep, isso é feito pelo Demonstrativo de Despesas Realizadas a partir da segunda parcela.
Antes do primeiro pagamento
A maior parte dos problemas de prestação de contas nasce no início do projeto, quando a rotina de controle ainda não foi montada.
- Leia o termo de outorga ou contrato inteiro, incluindo anexos, manuais e normas de utilização de recursos do financiador.
- Monte um controle por rubrica que espelhe o orçamento aprovado, separando recurso do financiador e contrapartida.
- Movimente os recursos pela conta indicada no instrumento, normalmente uma conta específica do projeto, sem misturar com o caixa da empresa.
- Defina responsáveis pela área técnica, financeira e pelo contato com o financiador.
- Crie um padrão de arquivamento que vincule cada despesa ao projeto, à rubrica e à atividade correspondente.
- Coloque no calendário todas as datas de relatórios parciais, finais e de vigência.
Durante a execução
Cada despesa precisa passar por um teste simples antes de ser paga:
- está dentro do período de vigência do projeto?
- pertence a uma rubrica aprovada e cabe no saldo dela?
- tem relação direta com uma atividade do plano de trabalho?
- seguiu as regras de compra exigidas pelo instrumento, como pesquisa de preços?
- o documento fiscal identifica o projeto, quando exigido, e o pagamento é rastreável?
A contrapartida precisa da mesma disciplina. Ela costuma ser a parte menos controlada e uma das que mais geram problemas no encerramento. Em paralelo, a equipe técnica deve guardar evidências das entregas, como registros de testes, protótipos, fotos, atas e versões de documentos.
Alterações: peça antes de executar
Projetos de inovação mudam, e isso é previsto. O problema é executar a mudança antes de formalizá-la. Remanejamentos entre rubricas, troca de itens, mudanças na equipe executora, na coordenação ou no cronograma normalmente exigem solicitação e aprovação prévias. Na Finep, há formulários específicos para remanejamento e alteração de itens, alteração da equipe executora e alteração do ordenador de despesas.
Glosa e devolução de recursos
Glosa é a recusa de uma despesa na análise da prestação de contas. O valor glosado precisa ser devolvido, em geral com atualização, conforme as regras do instrumento. As causas mais comuns são:
- despesa fora da vigência ou de rubrica não aprovada;
- falta de relação comprovada entre a despesa e o projeto;
- documento ausente, ilegível ou sem os requisitos exigidos;
- alteração executada sem aprovação prévia;
- contrapartida não comprovada.
Ao final do projeto, saldos não utilizados também costumam ser devolvidos. Insucesso técnico documentado não se confunde com aplicação irregular de recursos: projetos de inovação têm risco, e o relatório deve mostrar com clareza o que foi feito e aprendido.
Encerramento do projeto
- Concilie todas as despesas, por rubrica e por fonte de recurso.
- Elabore o relatório técnico final, conectando atividades, despesas e resultados.
- Devolva saldos, quando houver, conforme as orientações do financiador.
- Envie a prestação de contas final dentro do prazo do instrumento.
- Guarde toda a documentação pelo prazo exigido, pois a análise pode ocorrer anos depois do encerramento.
Checklist rápido
- Termo de outorga, anexos e normas do financiador lidos e resumidos.
- Controle por rubrica e por fonte (financiador e contrapartida) atualizado.
- Conta do projeto usada exclusivamente para o projeto.
- Cada despesa vinculada a uma atividade, com documento e comprovante de pagamento.
- Alterações solicitadas e aprovadas antes da execução.
- Evidências técnicas organizadas por meta e entrega.
- Calendário de relatórios e vigência acompanhado.
Perguntas frequentes
Quem responde pela prestação de contas?
A empresa beneficiária, que assinou o instrumento. Contabilidade e consultoria apoiam, mas a responsabilidade perante o financiador é da empresa.
A contabilidade da empresa já não resolve isso?
Só em parte. A contabilidade registra as despesas, mas a prestação de contas exige ligar cada despesa a uma atividade e a um resultado do projeto, o que depende da área técnica e da gestão do projeto.
O que acontece se o projeto não atingir o resultado esperado?
O risco tecnológico é inerente à inovação. O relatório deve demonstrar a execução diligente do plano, explicar os desvios e registrar os resultados obtidos. O que leva à devolução de recursos é o uso irregular, não o insucesso técnico justificado.
Posso trocar um equipamento previsto por outro?
Normalmente sim, mas apenas após solicitar e obter a aprovação do financiador. Executar a troca antes da aprovação é uma das causas mais comuns de glosa.